1.背景概述

 

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲出現(xiàn)迅速膨脹；而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問題也是日益明顯，從而致使我國檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。

 

 

1）檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。

 

2）檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

 

3）檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

 

4）檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對檔案利用情況進(jìn)行及時準(zhǔn)確的統(tǒng)計。

 

5）檔案盤點(diǎn)效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對所有檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，其工作量難以想象，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

 

鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，利用新一代的信息技術(shù)，如何打造一個高效、智能化的RFID檔案管理，迫在眉睫。

 

2.技術(shù)應(yīng)用

 

RFID是一種非接觸式自動識別技術(shù)，通過射頻信號自動識別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。它具有遠(yuǎn)距離、批量讀取、可識別靜止和運(yùn)動狀態(tài)下的物品信息，同傳統(tǒng)的以條形碼為代表的自動識別技術(shù)相比，RFID在檔案管理中的應(yīng)用解決方案具有非常明顯的優(yōu)勢：

 

1）快速掃描

 

RFID讀寫器可以同時辨識多個RFID電子標(biāo)簽，這是RFID能夠提升管理效率的關(guān)鍵，多標(biāo)簽的識別意味著可以以更快速的方式批量獲取出入庫檔案的信息。

 

2）體積小型化、形狀多樣化

 

RFID不需要為讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)，更適合往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，可以的方便嵌入或附著在檔案上，即不易被破壞，同時也更安全。

 

3）可重復(fù)使用

 

RFID電子標(biāo)簽內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)可以動態(tài)的更新，可回收并多次使用，在檔案管理項(xiàng)目中，一個電子標(biāo)簽綁定一個檔案袋，在檔案的整個流轉(zhuǎn)過程中，即使檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，電子標(biāo)簽也可以實(shí)時修改信息，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程，反復(fù)使用，以更低的實(shí)施成本達(dá)到更高效的管理。

 

4）穿透性和無屏礙閱讀

 

RFID可以輕易的穿透紙張、木材和塑料等非金屬材質(zhì)，進(jìn)行穿透性通信，這也為檔案的批量讀取創(chuàng)造了條件。

 

RFID還具有遠(yuǎn)距離、唯一性的特性，這些特性應(yīng)用在RFID檔案管理系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)的進(jìn)、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯，打造檔案管理的高效化和智能化。

 

 

3.系統(tǒng)方案

 

檔案管理的主要作業(yè)任務(wù)有：貼標(biāo)、分發(fā)、接收等流程，通過給每一個檔案箱安裝一個RFID電子標(biāo)簽，并綁定檔案信息，在各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，通過讀寫設(shè)備對電子標(biāo)簽信息的采集，達(dá)到對檔案的識別，從而實(shí)現(xiàn)RFID智能化檔案管理解決方案。

 

3.1系統(tǒng)架構(gòu)

 

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計采用三層架構(gòu)：第一層是采集層，主要是通過射頻識別設(shè)備以及其它自動識別設(shè)備采集數(shù)據(jù)，包括RFID電子標(biāo)簽和RFID讀寫器；第二層是網(wǎng)絡(luò)層，即通過無線通信技術(shù)，把采集來的數(shù)據(jù)傳遞到中央數(shù)據(jù)庫，包括無線接入設(shè)備和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；第三層是應(yīng)用程序，對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等檔案管理系統(tǒng)軟件。

 

 

 

通過RFID打印機(jī)完成RFID電子標(biāo)簽的初始化，電子標(biāo)簽與檔案袋內(nèi)所有資料信息進(jìn)行一一綁定，作為檔案的唯一標(biāo)示，在進(jìn)出檔案管理中心安裝通道式RFID讀寫器，當(dāng)檔案進(jìn)出省檔案管理中心庫房時，讀寫器通過對電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取來實(shí)現(xiàn)對檔案信息的識別，完成出入庫數(shù)據(jù)的快速獲取。

 

在檔案流轉(zhuǎn)到其它使用單位時，可通過配置的移動采集設(shè)備，對交接檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的獲取并核對，可以快速準(zhǔn)確的完成交接。同時，移動采集設(shè)備還可以作為日常盤庫、移庫作業(yè)使用。

 

rfid智能檔案柜對一些貴重、保密資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)授權(quán)取件以及實(shí)時盤存、遠(yuǎn)程監(jiān)控的功能。

  

3.2流程設(shè)計

 

3.2.1標(biāo)簽初始化

 

通過rfid打印機(jī)，按照省檔案館要求的數(shù)據(jù)編碼格式，將數(shù)據(jù)寫入到電子標(biāo)簽中，同時，在后臺將這一標(biāo)簽數(shù)據(jù)與袋內(nèi)所有資料信息進(jìn)行綁定后，打印出電子標(biāo)簽，并粘貼到檔案袋上，完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立。

 

 

3.2.2檔案中心

 

出入庫檔案通過通道式讀寫器時，讀寫器可以對檔案信息進(jìn)行批量讀取，并將讀取到的信息上傳到后臺系統(tǒng)，系統(tǒng)對出入庫日志信息（庫管員、領(lǐng)取交接人、交接時間等）進(jìn)行自動記錄，自動生成出入庫報表，并和原始任務(wù)明細(xì)表進(jìn)行自動比對。對出入庫過程中出現(xiàn)的異常情況，如檔案數(shù)據(jù)、信息有誤或非法檔案出入庫等，系統(tǒng)能自動預(yù)警并聯(lián)動監(jiān)控系統(tǒng)，發(fā)出報警信號。

 

 

3.2.3使用單位交接

 

檔案到各市、縣檔案中心后，檔案的數(shù)量不是特別大的情況下，可采用移動采集設(shè)備快速的讀取檔案信息，并通過無線網(wǎng)絡(luò)，將數(shù)據(jù)上傳到后臺系統(tǒng)進(jìn)行核對確認(rèn)，高效準(zhǔn)確的完成檔案的交接。

 

 

3.2.4 RFID智能檔案柜

 

l 自動盤存管理

 

每個單元柜內(nèi)均部署有針對金屬柜電磁環(huán)境單獨(dú)設(shè)計的RFID天線。RFID天線可實(shí)現(xiàn)對柜內(nèi)涉密資產(chǎn)無盲區(qū)的讀取，自動盤存資產(chǎn)實(shí)時數(shù)據(jù)，動態(tài)監(jiān)控柜內(nèi)涉密資產(chǎn)的狀態(tài)，確保涉密資產(chǎn)的保全率的同時，大大提高資產(chǎn)的管理效率。

 

 

高性能、高實(shí)用性

 

 智能柜選用國際領(lǐng)先水平的多路天線分支器，實(shí)現(xiàn)一路接入最多八路輸出的多天線分支方案，配合ThingMagic高性能RFID讀寫器，可實(shí)現(xiàn)單臺設(shè)備最多對32個單元柜的精確管理；同時，每路天線識別的切換時間＜100ms，每個單元柜支持＞100個標(biāo)簽的批量讀取，高效、高性能、高實(shí)用性。

 

 

l 適用性強(qiáng)

 

智能柜采用全金屬結(jié)構(gòu)，每個單元格為單獨(dú)的存儲空間，每個單元格都具體高性能的讀出裝置，具備良好的涉密資產(chǎn)適用性，無論是檔案文件、移動硬盤還是U盤或者光碟，通過合理的標(biāo)簽選型和正確的安裝，都可以使用本智能柜進(jìn)行全方位的監(jiān)管。

 

 

l 多種保全措施

 

每個單元柜都有獨(dú)立的電子鎖控，非授權(quán)人員無法打開檔案柜；全柜配視頻監(jiān)控裝置，用戶可自行設(shè)計報警策略，并可聯(lián)動現(xiàn)場報警設(shè)備、手機(jī)報警、網(wǎng)絡(luò)報警等報警方式，全方位保障涉密資產(chǎn)的安全，提高資產(chǎn)保全率。

 

 

3.3系統(tǒng)價值

 

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)：

 

ü 提高工作效率

 

  出入庫所有檔案都可以批量出入庫，直接通過通道讀寫器進(jìn)行讀取檔案信息統(tǒng)計檔案數(shù)量。在盤庫是直接通過移動采集設(shè)備掃描各檔案的RFID電子標(biāo)簽，直接讀取需要清點(diǎn)的檔案信息和檔案數(shù)量。這些都改變了傳統(tǒng)依靠人工手段，對檔案信息進(jìn)行逐個確認(rèn)和統(tǒng)計，提升了工作效率。

 

ü 提高準(zhǔn)確性，降低錯誤率

 

  出入庫檔案、被清點(diǎn)檔案信息都改變了通過傳統(tǒng)人工手段進(jìn)行清點(diǎn)、確認(rèn)、登記的方式，直接通過掃描RFID電子標(biāo)簽信息進(jìn)行確認(rèn)和統(tǒng)計，提到了準(zhǔn)確性，避免了人為可能出現(xiàn)的錯誤。

 

ü 提高安全，降低風(fēng)險

 

通過RFID技術(shù)的應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)信息更透明，更實(shí)時，由系統(tǒng)自身完成對檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行監(jiān)控預(yù)警，安全性更高；同時，現(xiàn)在的管理手段，可以更簡單快速的完成庫存盤點(diǎn)，帳、面直接核對，有效降低風(fēng)險。

 

關(guān)于銓順宏

深圳市銓順宏科技作為專.業(yè)的RFID物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備與技術(shù)服務(wù)提供商--ThingMagic代理商，在向各大運(yùn)營商、集成商提供ThingMagic全系列產(chǎn)品的同時，公司也一直以專.業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，優(yōu)惠的價格，為廣大客戶提供世界—流的RFID設(shè)備解決方案和高質(zhì)量的售后服務(wù)。公司配合各大運(yùn)營商、集成商已成功的將ThingMagic RFID設(shè)備，運(yùn)用在倉儲物流、檔案信息化、航空航運(yùn)、服裝零售、智慧醫(yī).療、生產(chǎn)制造、智慧洗滌、資產(chǎn)管理、防偽溯源等多個領(lǐng)域各種應(yīng)用中。從產(chǎn)品選型，到方案設(shè)計和系統(tǒng)平臺支持，為用戶提供易于操作且穩(wěn)定性高，具差異化、具創(chuàng)新的綜合性技術(shù)服務(wù)。 

 

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