一、項目背景

超高頻RFID技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用：檔案管理系統(tǒng)通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。

二、基于RFID在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的技術(shù)難點

1.檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長；2.檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難；3.檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍；4.檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無法實現(xiàn)檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統(tǒng)計；5.檔案盤點效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

三、如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷？

超高頻RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案實體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實現(xiàn)一種科學(xué)高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)新模式已經(jīng)成為可能。超高頻RFID技術(shù)作為一種新興的識別、物資追蹤、生產(chǎn)自動化控制、倉儲管理、鐵路車輛和貨運集裝箱識別等。

基于檔案智能化RFID管理解決方案，是以超高頻RFID自動識別技術(shù)和計算機軟件技術(shù)，以超高頻RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在超高頻RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用超高頻RFID讀寫器，與檔案智能化RFID管理解決方案后臺進行數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實現(xiàn)RFID檔案盤點/RFID檔案館的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。

隨著超高頻RFID技術(shù)的日益成熟，使得將超高頻RFID應(yīng)用檔案管理中，有其借鑒性和可行性。深圳銓順宏科技的超高頻RFID技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用、超高頻RFID機場行李分揀管理、超高頻RFID生產(chǎn)線管理、超高頻RFID技術(shù)與智能制造等各類超高頻RFID整體化應(yīng)用解決方案有著多年的研究。

四、RFID檔案管理應(yīng)用設(shè)計：

基于超高頻RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成超高頻RFID功能的超高頻RFID標簽、RFID通道門、RFID手持終端、RFID發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。

超高頻RFID讀寫設(shè)備的作用是負責(zé)將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫;超高頻RFID手持終端是管理員進行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫，進而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。

1)人員管理：

對于館內(nèi)工作人員以及外來人員發(fā)放一張超高頻RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標識，超高頻RFID門禁卡采用內(nèi)嵌超高頻RFID標簽的卡片，可在其中的超高頻RFID標簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權(quán)限操作等。

2)物品管理：

對于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識。由于標簽數(shù)量大，使用相關(guān)的超高頻RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。

在庫房檔案盤點時，館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫設(shè)備進行庫內(nèi)盤點。達到速度快、準確率高等效果。檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，超高頻RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現(xiàn)場核對，使用手持機修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。

同樣利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細信息。當(dāng)需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機掃描待上架的檔案超高頻RFID標簽，然后掃描貨架儲位標簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng)。

當(dāng)外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時，我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。庫管員或者服務(wù)大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現(xiàn)在一個桌面式超高頻RFID閱讀器掃描一遍，以登記到系統(tǒng)。登記過的檔案從庫房門口的超高頻RFID通道門經(jīng)過才不會報警。

歸還時的工作流程一樣，需要先在窗口做歸還登記，掃描超高頻RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫房門口時才不會報警。否則就會異常報警。

在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測超高頻RFID通道門，后臺系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息(編號、超高頻RFID號、出庫類型)推送到檢測服務(wù)，檢測服務(wù)通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統(tǒng)報告非法出庫標簽，并聯(lián)動通道門報警系統(tǒng)。同時檔案經(jīng)過超高頻RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠?qū)n案進行安全控制，達到防盜和監(jiān)控的目的。

五、智能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用價值

依靠超高頻RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質(zhì)的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。

借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過對檔案架及粘貼有超高頻RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是超高頻RFID多項技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將超高頻RFID技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用價值發(fā)揮到了最大，實現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。

關(guān)于銓順宏

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